Ob Papierarchiv, Eingangspost, Rechnungen oder Patientenakten: Wer große Dokumentenmengen schnell und qualitativ digitalisieren will, braucht leistungsstarke Dokumentenscanner. Was aber bedeutet „leistungsstark“ beim Scannen? Was macht ein Scan-Projekt qualitativ, kosteneffizient, produktiv? Diese Frage lässt sich niemals pauschal beantworten. Wohl aber durch eine gründliche Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen.
Welche Fragen Sie sich stellen und beantworten müssen, um den für Ihre Zwecke besten Dokumentenscanner zu finden, verrät Ihnen dieser kostenfreie Katalog wichtiger Entscheidungskriterien. Der Katalog wurde von erfahrenen Experten zusammengestellt und wird laufend aktualisiert und erweitert. Sie können ihn online nutzen, oder als PDF anfordern, um Ihr individuelles Scanner-Lastenheft oder Scanner-Anforderungsprofil zu erstellen.
Diese Frage ist in etwa so sinnvoll, wie die Frage: „Welches Auto ist das beste?“. Ein Formel-1-Wagen ist schnell – aber nicht off-road. Ein kleiner Stadtflitzer ist praktisch – aber nicht für einen Möbeltransport. Natürlich gibt es objektive Qualitätsunterschiede zwischen Budget-Geräten und Premium-Scannern. Welche Merkmale eines Dokumentenscanners aber wirklich entscheidend sind für den individuellen Scan-Bedarf Ihrer Behörde oder Organisation, hängt von zahlreichen Kriterien ab. Einige davon liegen auf der Hand: etwa Ihr Dokumentenvolumen, das Belegformat, oder das verfügbare Scanpersonal. Andere werden Sie überraschen. Oder hätten Sie gedacht, dass auch die Temperatur und Luftfeuchtigkeit im Scan-Raum relevant für eine optimale Kaufentscheidung sind?
Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde plant den Kauf eines Dokumentenscanners?
Der nachfolgende Fragenkatalog hilft Ihnen bei der Erstellung des Lastenhefts, des Anforderungsprofils oder der Ausschreibungs-Unterlagen. Sie können ihn online nutzen, oder als PDF-Checkliste anfordern.
Sie wollen in einem abgeschlossenen Digitalisierungsprojekt eine große Menge an Dokumenten scannen (z.B. Archiv-Digitalisierung)? Wieviel Dokumente (in Blatt/pages) misst Ihr Gesamtvolumen? Oder wollen Sie täglich bzw. wiederkehrend eine bestimmte Menge an Dokumenten scannen (z.B. täglicher Posteingang)? Mit welchem Tagesvolumen an Dokumenten rechnen Sie?
Wollen Sie täglich eine in etwa konstante Anzahl an Dokumenten scannen? Oder ergeben sich für Ihren täglichen Scanbedarf punktuelle Belastungsspitzen (z.B. zum Monatsende, saisonal, aktionsbedingt etc.)?
Sind Ihre täglichen Scanprojekte zeitkritisch? Müssen die Scans zu einem definierten Zeitpunkt oder binnen einer definierten Frist vorliegen, um termingerecht und fristgerecht bearbeitet werden zu können (z.B. Scan von Rechnungen, Wahrnehmung von Skonto-Rabatten etc.)? Benötigen Sie dementsprechend eine Backup-Lösung, um Geräteausfälle ohne Zeitverlust kompensieren zu können?
Welcher Durchsatz-Typ ist für Ihren Scan-Bedarf relevant? Muss Ihr tägliches Dokumentvolumen innerhalb von Minuten, Stunden oder ganzen Schichten gescannt werden? Benötigen Sie folglich einen „Sprinter“, einen „Langstreckenläufer“ oder sogar einen „Langstrecken-Sprinter“? Der Durchsatz eines Dokumentenscanners beschreibt die Anzahl der erfolgreich gescannten Dokumente pro definierter Zeitspanne (z.B. pro Minute, pro Stunde, pro Tag etc.). Theoretisch entspricht der Durchsatz dem Produkt aus Scan-Geschwindigkeit und Laufzeit. Jedoch ist nicht jeder Scanner für beliebig lange Laufzeiten geeignet. Und selbst kürzeste Laufzeiten werden nur bewältigt, wenn der Scanner die Dokumente sicher und störungsfrei verarbeitet.
Wie viele Stunden pro Tag benötigen Sie Ihren Dokumentenscanner voraussichtlich?
Benötigen Sie einen Dokumentenscanner oder Produktionsscanner, der in der Lage ist, im 24/7-Betrieb zu scannen? Also rund um die Uhr, ohne nennenswerte Unterbrechungen (z.B. für zeitkritische Scan-Großprojekte)?
Planen Sie, Ihren Dokumentenscanner im Schichtbetrieb einzusetzen? Mit wie vielen Schichten zu wie vielen Stunden rechnen Sie?
Welches Format (Breite, Länge) haben die Dokumente (in der Regel), die Sie scannen wollen? Manche Dokumentenscanner verarbeiten sämtliche Formate von Visitenkarten-Format bis hin zu DIN A3plus zuverlässig. Andere Geräte verarbeiten nur bestimmte Papierformate mit voller Leistung.
Welche Papierqualität (Grammatur, Stärke, Gewicht) haben die Dokumente (in der Regel), die Sie scannen wollen? Manche Dokumentenscanner verarbeiten Grammaturen und Materialien von Durchschlagspapier bis hin zu Karton zuverlässig. Andere Geräte verarbeiten nur bestimmte Dokumentmaterialien mit voller Leistung. Besonders dünne und leichte Materialien (ca. 30 g/m2) erfordern u.a. einen besonders zuverlässigen Papiereinzug und einen besonders schonenden Papiertransport. Besonders dicke und starre Materialien (ca. 800 g/m2) erfordern u.a. einen geraden Papierdurchlass sowie eine entsprechende maximale Durchlasshöhe.
In welchem Zustand befindet sich die zu scannenden Dokumente (in der Regel)? Sind oder waren sie gefaltet oder gefalzt, und weisen dementsprechende Faltungen und Falze auf? Sind die Dokumente teils zerknittert oder sogar eingerissen und beschädigt? Wurden Risse in den Dokumenten geklebt, z.B. mit Tesafilm? Sind die Dokumente verschmutzt oder staubig? Wie empfindlich sind die Dokumente? Sind sie altersbedingt bereits brüchig? Sind die Dokumente untereinander durch Risse und Eselsohren verzahnt, oder kleben sie aneinander?
Wollen Sie Kulturgut oder besonders schützenswerte Dokumente scannen (z.B. historische Dokumente)? Müssen definierte Anforderungen an das Scan-Ergebnis (Image) erfüllt werden (z.B. vorgeschriebene Farbtreue)? Bedarf es eines besonders schonenden Scanprozesses (z.B. mit reduzierter Scan-Geschwindigkeit, papierschonendem Papiertransport, geradem Papierdurchlauf etc.)?
Wollen Sie einen Vielzahl unterschiedlicher Dokument-Typen (Format, Material, Grammatur, Zustand etc.) im selben Scan-Durchgang scannen? Rechnen Sie mit stark gemischten, heterogenen Stapeln? Oder wollen Sie überwiegend homogene Stapel scannen, in denen die einzelnen Dokument-Typen kaum oder gar nicht variieren?
Wieviele Einzeldokumente wollen Sie pro Scan-Durchlauf an den Papiereinzug anlegen. Wieviel Blatt messen Ihre Stapel?
Wie vertraulich sind die zu scannenden Dokumente? Wie sind die zu scannenden Dokumente klassifiziert? Müssen bestimmte Prozessanforderungen (z.B. TR-Resiscan-Konformität) erfüllt werden? Ist ein Scannen der Dokumente ohne Speicherung von Dokument-Inhalten auf dem Scanner erforderlich?
Welche Dokument-Typen wollen Sie scannen? Großformatige Bauakten, HR-Akten, Patientenakten, Lieferscheine etc.?
Befinden sich Fremdkörper im Beleggut? Z.B. Heftklammern, Büroklammern, Post-its, etc.?
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Wollen Sie Ihre papierbasierten Dokumente nur scannen, digital verfügbar machen und digital ablegen?
Wollen Sie Ihre Dokumente rechtssicher ersetzend scannen (z.B. gemäß BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen / TR RESISCAN), und die papiergebundenen Originale anschließend vernichten? Besteht für die Originale, die Sie ersetzend scannen wollen, eine gesetzlich oder anders begründete Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflicht?
Wollen Sie Ihre Dokumente archivieren? Sollen die Scans direkt und automatisiert in ein Archivsystem importiert werden? Dann müssen sie im Scanprozess mit entsprechenden Metadaten versehen werden, und der Scanclient benötigt eine Schnittstelle zum Archivsystem.
Sollen die Scans Ihrer Dokumente als durchsuchbare PDFs per OCR oder OMR (Texterkennung, Markierungserkennung) ausgewertet werden? Welche Erkennungsrate muss dabei gegeben sein?
Wollen Sie mit dem Dokumentenscanner Ihre Eingangspost digitalisieren? Sollen die Scans mit einem digitalen Poststempel versehen werden? Bestehen in Ihrer Organisation zeitliche Vorgaben für die Digitalisierung und Weiterverteilung der Eingangspost?
Wollen Sie mit Ihrem Dokumentenscanner papiergebundene Kulturgüter digitalisieren, z.B. Akten aus Landesarchiven oder Staatsarchiven? Sind die zu scannenden Kulturgüter empfindlich, brüchig oder verstaubt? Gelten für das Scannen Ihrer Kulturgüter bestimmte Digitalisierungsrichtlinien, z.B. FADGI oder ISO 19264-1?
In welcher Auflösung benötigen Sie die Scans Ihrer Dokumente? Bei einer Standard-Auflösung von 300 dpi können z.B. auch Fußnoten in Schriftgröße 7 Punkt auf Geschäftsbriefen o.ä. noch zuverlässig von OCR-Anwendungen ausgelesen werden. Die erforderliche Auflösung von Scans und Images von Kulturgütern muss üblicherweise mindestens 400 dpi betragen.
Benötigen Sie ein Raw Image (Rohdatenformat) Ihres papiergebundenen Originals? Ein Raw Image ist ein unkomprimiertes Farbbild, wie es z.B. in der Labordiagnostik benötigt wird.
Bestehen für Ihre Scans Vorgaben bezüglich der Farbtreue, z.B. gemäß FADGI, ISO 19264-1 oder eines definierten Farbprofils (ICC-Profil)?
Müssen Ihr Scanprozess und Ihre Scanergebnisse (Images, Scans) definierten Digitalisierungsrichtlinien entsprechen? Z.B. FADGI, ISO 19264-1, Metamorfoze etc.?
Benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit Dual Stream, Multi Stream oder Mixed Stream? Diese Optionen benötigen Sie, wenn Sie von Ihren papiergebundenen Dokumenten im selben Durchlauf unterschiedliche Image-Varianten erzeugen wollen. Zum Beispiel ein Farb-Image und ein S/W-Image (Dual Stream). Oder ein Farb-Image, ein S/W-Image und ein Graustufen-Image (Multi Stream). Mixed Stream ermöglicht es Ihnen, in einem Scan-Durchlauf verschiedene Image-Typen von der Vorderseite und der Rückseite eines Dokuments zu erzeugen. Dies kann erforderlich sein, wenn in einem Scan-Durchgang Images erzeugt werden sollen, die für verschiedene Anwendungen oder Folgeprozesse optimiert sind.
Dokumentenscanner mit Multi-Resolution ermöglichen es, in nur einem Scan-Durchlauf mehrere Image-Varianten einer papiergebundenen Vorlage zu erzeugen, die in ihrer Auflösung (dpi) und somit in ihrer Dateigröße varieren. So kann mit Multi-Resolution in ein und demselbem Scan-Durchlauf z.B. ein hochauflösendes S/W-Image erzeugt werden, das optimale OCR-Folgeprozesse ermöglicht, und zusätzlich ein Farb-Image mit nur 150 dpi, das besonders Speicherplatz-sparend archiviert werden kann.
Benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit CIS Bildsensor oder mit CCD Bildsensor? Geräte mit Contact Image Sensor (CIS) sind wesentlich günstiger in der Anschaffung, erzeugen jedoch im Gegensatz zu Scannern mit Charge-Coupled Device (CCD) Sensor keine Tiefenschärfe. Tiefenschärfe ermöglicht es, auch Dokumente mit Falzmarken (z.B. Z-Faltung, Altarfalz etc.) oder leicht zerknitterte Dokumente in guter Qualität zu scannen.
Während des Scans werden zunächst nur Bilddaten erzeugt. Die Bilderzeugung und Bildbearbeitung ist ein nachgelagerter Prozess. Verfügt ein Dokumentenscanner über ein internes Image Processing Board (IPB), erfolgt die Bildbearbeitung direkt im Scanner. Verfügt der Scanner über kein IPB, erfolgt die Bildbearbeitung im angeschlossenen PC. Die Bildbearbeitung im PC bindet viel PC-Kapazität und kann den Scan- und Verarbeitungsprozess daher stark verlangsamen.
Welche Bildbearbeitungs-Optionen und -Funktionen benötigen Sie, damit sich die erzeugten Images für die intendierte Anwendung optimal eignen, bzw. damit Folgeprozesse reibungslos verlaufen? Ihr Bedarf an Bildbearbeitungs-Optionen und -Funktionen kann auch von der Beschaffenheit der papiergebundenen Originale abhängen. Beispiele für Bildbearbeitungs-Funktionen sind Gammakorrektur, bikubische Schräglagenkorrektur
(Deskew), Schwarzrand-Entfernung (Cropping) und dynamische Binarisierung für perfekte Schwarz-Weiß-Bilder.
Wollen Sie Belege und Dokumente automatisiert nach bestimmten Merkmalen/Kriterien sortieren, bzw. Trennblätter aussortieren? Während des Scandurchlaufs oder in einem separaten Sortierprojekt? Dann benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit einem oder mehreren zusätzlichen Ausgabefächern/Sortierfächern oder einem Sortieraufsatz („Sorter“).
Auf Basis welcher Merkmale oder Sortierkriterien („Events“) sollen die Sortierentscheidungen getroffen werden? Z.B. Patchcode (mit Vollseitenerkennung), Barcode (mit Vollseitenerkennung), 2D-Barcode (QR Code, DataMatrix), Belegformat/Beleglänge, Doppelblatterkennung, Zähler/Indexierung, Datenbank (CSV-Dateien), Beleg-Integritätserkennung etc.
Darf die Sortierfunktion Einfluss auf die Scangeschwindigkeit und den Durchsatz haben? Oder sollen Sortierentscheidungen bei voller Scangeschwindigkeit getroffen werden können?
Wollen Sie Trennpapier aussortieren und wiederverwenden?
Wollen Sie die Dokumente während des Scandurchlaufs bedrucken? Zum Beispiel mit Informationen zum Zeitpunkt ihrer digitalen Erfassung oder anderen Metadaten? Dann benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit integriertem Drucker („Imprinter“).
Wieviele Druckzeilen bzw. welche Druckhöhe benötigen Sie, um die gewünschten Informationen auf das jeweilige Dokument aufzudrucken? Planen Sie einen einzeiligen oder mehrzeiligen Druck von Metadaten auf das zu scannende oder gescannte Dokument? Bei welcher Textgröße? Benötigen Sie (zusätzlich) Barcode-Druck?
In welcher Auflösung benötigen Sie die Aufdrucke? SD oder HD (300 dpi, 600 dpi, 1.200 dpi).
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Soll der Aufdruck im Dokumentenscanner vor dem Scan der Dokumente erfolgen? Oder nach dem Scan, auf Basis erkannter dokumentspezifischer Eigenschaften?
Sollen Dokumentvorderseite oder Dokumentrückseite bedruckt werden? Oder benötigen Sie einen beidseitigen Druck?
Sollen die Dokumente während des Scandurchlaufs mit einem digitalen Stempel / elekronischen Firmenstempel bedruckt werden?
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Benötigen Ihre Dokumente und Belege einen besonders schonenden Papiertransport? Z.B. einen papierschonenden Bandtransport für empfindliche (alte) oder wertvolle (historische) Dokumente?
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Welche Folgeprozesse sollen die erzeugten Images nach dem Scan durchlaufen? Z.B OCR/OCM? Dann benötigen Sie Images mit einer Auflösung von 300 dpi oder mehr.
Mit welchen Bildinformationen und Metadaten soll der Dokumentenscanner die erzeugten Images versehen, damit diese in den Folgesystemen (z.B. ERP oder SAP) optimal verarbeitet werden können?
Benötigen Sie einen Dokumentenscanner, der via Display / Touchdisplay bedient werden kann? Welche Anfoderungen an die Display-Größe haben Sie?
Benötigen Sie einen Dokumentenscanner, der Bedienhinweise und Fehlermeldungen in ausformuliertem Volltext ausgibt (vs. numerische Fehler-Codes)? In welcher Landessprache?
Benötigen Sie einen Dokumentenscanner, der Bedienhinweise und Fehlermeldungen mit eindeutigen Bildern und Grafiken illustriert?
Wollen Sie die Nutzerführung durch besonders auffällige, sprachübergreifende Warnsysteme erleichtern? Z.B. durch auditive und/oder visuelle Signale (Warntöne, Ampellogik etc.)?
Ist es Ihnen wichtig, gestaute Dokumente selbst und ohne den Einsatz von Werkzeug entnehmen zu können, um Papierstaus aufzulösen? Dann benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit (werkzeugfrei) zugänglichem Papiertransportweg.
Wollen Sie die Reinigung Ihres Dokumentenscanners selbst leisten? Wieviel Zeit pro Scan-Schicht steht für die Scanner-Reinigung zu Verfügung?
Benötigen Sie einen Dokumentenscanner, der via Fußtaster bedient werden kann?
Benötigen Sie einen besonders ergonomischen Dokumentenscanner, dessen Höhe automatisch der Größe des Anwenders angepasst werden kann (vgl. höhenverstellbares Standgerät bzw. Tischgerät auf höhenverstellbarer Hubsäule)?
Wieviel und welche Betreuung benötgen die Anwender Ihres Dokumentenscanners? Initiale Schulungen? Support via Email, Telefon oder vor Ort?
Wieviel Fläche / Standfläche steht für den Dokumentenscanner zur Verfügung? Benötigen Sie ein besonders kompaktes Tischgerät?
Welches Raumklima herrscht in den Scan-Räumlichkeiten? Wie hoch sind (in der Regel) Temperatur und Luftfeuchtigkeit im Scan-Raum?
Wie laut darf der Dokumentenscanner sein? Welche Lärmbelastung (in dB) lässt seine Arbeitsumgebung zu? Als „laut“ werden in der Regel Lautstärken ab 80 dB empfunden.
Hat die konkrete Scanumgebung Auswirkungen auf die Ergonomie des Scanplatzes?
In welcher spezifischen Umgebung soll der Dokumentenscanner stehen (Büro vs. Produktionsumfeld etc.) Herrschen am Scanplatz besondere Bedingungen (z.B. eine hohe Staubbelastung).
Wieviel Vorbereitung benötigt Ihr Scangut vor dem Scannen (in der Regel)? Müssen Heftklammern und Büroklammern entfernt werden? Müssen Dokumente auseinandergefaltet werden? Müssen Post-its entfernt werden? Müssen eingerissene und beschädigte Dokumente geklebt werden? Müssen verschiedene Dokumentformate mittig auf Scankante sortiert werden?
Ist das zu scannende Beleggut besonders homogen, und kann ohne große Scan-Vorbereitung aus der Akte entnommen, an den Scanner angelegt und digitalisiert werden?
Befinden sich in Ihrem Beleggut viele Fremdkörper wie Heftklammern, Büroklammern etc.? Dann besteht die Gefahr, dass in der Scan-Vorbereitung übersehene Fremdkörper in den Dokumentenscanner gelangen, und das Gerät schwer beschädigen. Ein Dokumentenscanner mit Metalldetektoren erkennt Fremdkörper und stoppt automatisch, ehe diese in den Papierlauf geraten und Schäden im Scanner verursachen können.
Steht geschultes Scan-Personal zur Verfügung? Oder leisten ungeschulte, fachfremde Mitarbeiter bzw. Arbeitskräfte die Scanvorbereitung und das Scannen? Wechseln die scannenden Personen häufig?
Wird die Scanvorbreitung und das Scannen der Dokumente bei Ihnen vor Ort von einem externen Dienstleister geleistet?
Wird die Scanvorbreitung und das Scannen der Dokumente von Personen mit körperlichen und /oder geistigen Beeinträchtigungen geleistet?
Wieviel Scan-Personal steht in der Regel zur Verfügung?
Leistet immer das gleiche Scanpersonal die Scanvorbreitung und das Scannen? Oder wechselt bzw. rotiert das Scan-Personal häufig?
Wollen Sie einen Wartungsvertrag für den Dokumentenscanner abschließen? Befindet sich Ihr Unternehmen derzeit in einem Scanner-Wartungsvertrag?
Wollen Sie die Wartung und Instandhaltung Ihres Dokumentenscanners selbst leisten? Oder wollen Sie im Wartungsfall einen Service-Techniker beauftragen?
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Sind sie auf eine durchgängige Verfügbarkeit Ihres Dokumentenscanners angewiesen, oder können Sie bei akutem Wartungsbedarf für einige Tage auf Ihren Dokumentscanner verzichten?
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Wie lange planen Sie mit Ihrem Dokumentenscanner zu arbeiten? Bis zu 4 Jahre? Mehr als 4 Jahre? Mehr als 6 Jahre?
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Nutzt Ihre Organisation bereits einen bestimmten Scan Client oder eine bestimmte Scan Software, die weiterhin verwendet werden soll, und mit der ein neuer Dokumentenscanner folglich kompatibel sein muss?
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Bestehen in Ihrer Organisation Richtlinien zur Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit eingesetzter Materialien und Gerätschaften? Benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit entsprechenden Zertifizierungen?
Bestehen in Ihrer Organisation Richtlinien zur Energieeffizienz und zum Energieverbrauch eingesetzter Gerätschaften? Benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit entsprechenden Zertifizierungen, wie z.B. dem EPA ENERGY STAR oder ISO 14001?
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Bevorzugt Ihre Organisation Geräte bzw. Services, die in Deutschland gefertig bzw. erbracht werden, unter nachgewiesener Einhaltung deutscher Qualitäts- und Sicherheits-Standards? Legen Sie Wert auf innerdeutsche Lieferketten und deutschsprachigen Support für Ihren Dokumentenscanner?
Wollen Sie einen Dokumentenscanner, für den Refurbishment-Konzepte bestehen, und der per Generalüberholung zu einem neuwertigen Gerät gemacht werden kann? Oder verfolgen Sie eine Wegwerfstrategie?
Wollen Sie die Entsorgung Ihres Altgerätes selbst leisten? Oder wünschen Sie die Entsorgung Ihres ausgedienten Dokumentenscanners durch den Hersteller?
Benötigt Ihre Organisation Schulungen, Technikerausbildungen, Zertifizierungen, Support, Aftersales Services?
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